Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

La protezione dei dati personali è un valore fondamentale per il Gruppo Lo.Li. Pharma. Siamo consapevoli che la vostra fiducia è cruciale, e per questo ci impegniamo a trattare le vostre informazioni personali con la massima cura e rispetto. Questa informativa sulla privacy vi fornisce una spiegazione dettagliata su come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo, proteggiamo e condividiamo i vostri dati personali. La nostra missione è garantire che tutti i trattamenti dei dati avvengano nel rispetto delle normative applicabili, in particolare del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), e che voi siate pienamente informati dei vostri diritti e delle nostre responsabilità.

IL Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito HPVerso (di seguito il “Sito”) è:

LO.LI. Pharma S.r.l.

Sede legale: Via Sabatino Gianni, 14 – 00156 Roma

P.IVA/C.F.: 06768051002

Email privacy: privacy@lolipharma.it

PEC: lolipharma@pec.it

Il Sito HPVerso mette a disposizione diverse funzionalità, ciascuna delle quali comporta trattamenti di dati personali specifici:

• navigazione del Sito e gestione dei log tecnici;
• utilizzo dell’assistente virtuale “Neil”;
• utilizzo della bacheca della Community;
• utilizzo del modulo “Racconta la tua storia”.

In applicazione del principio di trasparenza, le sezioni che seguono descrivono separatamente per ciascuna funzionalità:

• le categorie di dati trattati;
• le finalità del trattamento;
• la base giuridica;
• i tempi di conservazione;
• i soggetti che possono venire a conoscenza dei dati.

Nel corso della normale navigazione sul Sito, i sistemi informatici e le procedure software preposte al suo funzionamento acquisiscono alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta, a titolo esemplificativo:

• indirizzo IP anonimizzato;
• tipo di browser utilizzato e parametri del dispositivo usato per connettersi al Sito;
• indirizzi in notazione URI/URL delle risorse richieste;
• data e orario della visita, pagina di provenienza (referrer), pagine visitate;
• eventuali codici numerici indicanti lo stato della risposta data dal server.

Possono inoltre essere utilizzati cookie tecnici e strumenti analoghi, descritti in modo dettagliato nella specifica Cookie Policy pubblicata sul Sito.

I dati di navigazione sono trattati per le seguenti finalità:

• consentire la corretta fruizione del Sito e l’erogazione delle relative funzionalità;
• garantire la sicurezza del Sito e delle informazioni (prevenzione e individuazione di attività fraudolente o abusi, gestione di malfunzionamenti e manutenzione tecnica);
• ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito (numero di accessi, pagine più visitate), mediante dati aggregati che non consentono l’identificazione degli utenti.

La base giuridica del trattamento è costituita:

• dal legittimo interesse del Titolare alla gestione tecnica del Sito e alla sua sicurezza (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR);
• dall’adempimento di eventuali obblighi di legge in materia di sicurezza dei sistemi e degli accessi, ove applicabili.

I dati di navigazione e i log di sistema sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità sopra indicate e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 30 giorni dalla raccolta, salvo ulteriori conservazioni imposte da obblighi di legge o richieste delle Autorità competenti, in particolare in caso di accertamento di reati informatici o di sicurezza.

L’utilizzo dell’assistente virtuale “Neil” comporta il trattamento delle seguenti tipologie di dati:

• il testo delle domande e delle richieste inserite dall’utente nella chat e le risposte fornite dal sistema;
• metadati tecnici collegati alla sessione (data e ora di utilizzo, eventuali identificativi di sessione, dati di log associati alla connessione), utilizzati per il funzionamento del servizio, la sicurezza e l’eventuale monitoraggio tecnico.

Considerata la natura del servizio (informazioni su HPV, vaccinazione, prevenzione e screening), il contenuto delle domande può includere, su iniziativa spontanea dell’utente:

• dati relativi alla salute (esami, diagnosi, sintomi, terapie);
• informazioni sulla vita sessuale o sulla sfera riproduttiva;
• ulteriori informazioni personali, anche relative a terzi, qualora l’utente le inserisca nel testo.

Tali informazioni rientrano nelle categorie particolari di dati.

I dati sono trattati per le seguenti finalità:

• fornire all’utente risposte informative e orientative sui temi dell’HPV, della vaccinazione e dello screening, secondo le funzionalità del chatbot;
• migliorare la qualità, la chiarezza e la pertinenza delle risposte e, ove previsto, aggiornare e ottimizzare la base di conoscenza del servizio, anche mediante analisi statistiche interne, sempre nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione;
• garantire la sicurezza e il corretto funzionamento tecnico del servizio (prevenzione di abusi, verifica del corretto utilizzo, eventuale rilevazione e correzione di malfunzionamenti).

Per formulare le risposte, Neil utilizza esclusivamente una base di conoscenza i cui contenuti sono stati validati sotto il profilo scientifico. Alle domande che riguardano situazioni urgenti o richieste di tipo clinico risponde con un messaggio predefinito, senza ricorrere all’intelligenza artificiale. Negli altri casi, il testo inserito dall’utente viene elaborato da un modello di intelligenza artificiale tramite il servizio Amazon Bedrock, fornito da Amazon Web Services EMEA SARL (38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Lussemburgo), con elaborazione in regioni AWS situate nell’Unione Europea. Amazon Bedrock non conserva le domande e le risposte e non le utilizza per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Amazon Web Services EMEA SARL opera in qualità di sub-responsabile del trattamento per conto di Cloudfactory S.r.l. (paragrafo 8).

Qualora sia previsto un riesame umano delle conversazioni (ad esempio, da parte di personale interno o di un fornitore del Titolare) a fini di monitoraggio qualitativo del servizio, tale circostanza sarà esplicitata sul Sito e le persone incaricate saranno debitamente autorizzate e istruite.

Poiché l’utente può, di propria iniziativa, inserire nel chatbot dati relativi alla propria salute o ad altri aspetti sensibili, il trattamento di tali dati particolari avviene sulla base del consenso esplicito dell’interessato, che viene richiesto prima dell’avvio della conversazione tramite apposito avviso e casella di accettazione.

Il mancato conferimento del consenso non consente l’utilizzo del servizio “Neil”, ma non pregiudica la navigazione del resto del Sito.

L’utente può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, scrivendo ai recapiti indicati al paragrafo 11; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima di tale momento.

Le modalità di conservazione delle conversazioni saranno così strutturate:

• le conversazioni vengono conservate in forma identificabile per un periodo massimo di 90 giorni dalla data della sessione, al solo fine di garantire la qualità del servizio, di gestire richieste dell’utente e di presidiare la sicurezza del sistema;
• trascorso tale periodo, le conversazioni saranno cancellate oppure rese anonime in modo irreversibile, in modo da non permettere più l’identificazione degli utenti, neppure indiretta;
• l’accesso alle conversazioni identificabili è limitato al personale del Titolare e/o ai fornitori espressamente designati, autorizzati e istruiti, nel rispetto del principio di minimizzazione.

Al fine di ridurre i rischi di identificazione e tutelare al meglio la riservatezza, si raccomanda espressamente all’utente di:

• non indicare nel testo della conversazione nomi e cognomi, indirizzi, recapiti telefonici, indirizzi email personali o altre informazioni che permettano una sua identificazione diretta;
• non inserire dati sanitari o altri dati sensibili riferiti a terze persone;
• utilizzare, ove necessario, riferimenti generici o non identificativi.

L’utilizzo della bacheca della Community comporta il trattamento delle seguenti tipologie di dati:

• pseudonimo (nickname), attribuito automaticamente dal sistema o scelto dall’utente secondo le regole della Community;
• contenuti testuali pubblicati dall’utente (post, commenti, eventuali titoli), che possono includere volontariamente esperienze personali attinenti alla salute sessuale o riproduttiva e, quindi, dati appartenenti a categorie particolari;
• eventuali informazioni accessorie fornite dall’utente nel contenuto, come riferimenti a situazioni personali, contesto familiare o relazionale;
• dati tecnici collegati alla pubblicazione (data e ora, eventuali log tecnici, indirizzo IP, identificativi di sessione), trattati per finalità di sicurezza e moderazione.

La Community è descritta come “anonima di default” in quanto i contenuti sono pubblicati con nickname e senza indicazione del nome e cognome dell’utente. Tuttavia:

• uno pseudonimo persistente, soprattutto se utilizzato per più interventi, può consentire, in talune circostanze, di associare i contenuti a una persona fisica;
• ulteriori elementi inseriti dall’utente (descrizione dettagliata di eventi, luoghi, circostanze) possono aumentare il rischio di identificazione.

Per tali ragioni, il trattamento dei post e dei relativi dati è qualificato come pseudonimizzato e non come realmente anonimo ai sensi del GDPR; di conseguenza, i contenuti della Community restano soggetti alla disciplina in materia di protezione dei dati personali e alla presente informativa.

I dati sono trattati per le seguenti finalità:

• consentire la pubblicazione dei contenuti sulla bacheca della Community, la loro visualizzazione da parte di altri utenti e l’interazione secondo le funzionalità previste dal Sito;
• svolgere attività di moderazione (rimozione di contenuti inappropriati, gestione di segnalazioni, prevenzione di abusi, violazioni delle regole della Community o della legge);
• migliorare e sviluppare il servizio Community in termini di sicurezza, usabilità e fruizione dei contenuti, attraverso analisi interne su base anonima o aggregata.

La base giuridica del trattamento dei dati particolari eventualmente contenuti nei post è il consenso esplicito dell’utente, espresso mediante apposita informativa e specifica casella di accettazione che precedono l’azione di pubblicazione (tasto “Pubblica”).

L’invio del contenuto e la pubblicazione sulla bacheca presuppongono la volontaria decisione dell’utente di condividere tali informazioni con la Community. In assenza di consenso, non sarà possibile procedere alla pubblicazione.

I contenuti pubblicati nella Community:

• sono visibili agli altri utenti del Sito secondo le impostazioni e le funzionalità tecniche vigenti al momento della pubblicazione;
• sono soggetti a verifica preventiva da parte del Titolare o di soggetti da questi incaricati, al fine di garantire il rispetto delle regole della Community e della normativa vigente;
• possono essere rimossi o oscurati in caso di violazione delle regole o su richiesta dell’utente, nei limiti tecnici del sistema.

Tempi di conservazione:

• i contenuti resteranno pubblicati e conservati per la durata di vita della Community o, in ogni caso, per un periodo massimo di 90 giorni dalla data di pubblicazione;
• trascorso tale periodo, il Titolare potrà procedere alla cancellazione o all’anonimizzazione irreversibile del contenuto;
• i dati tecnici correlati (log, IP, dati di moderazione) saranno conservati per un periodo non superiore a 13 mesi dalla raccolta, salvo esigenze di tutela legale o richieste delle Autorità.

L’utente può in ogni momento richiedere la rimozione di un proprio contenuto, anche se pubblicato con pseudonimo, scrivendo all’indirizzo indicato al paragrafo 11 e fornendo gli elementi necessari all’identificazione del post (es. nickname, data e ora indicativa, testo del contenuto). Il Titolare valuterà la richiesta e provvederà, se fondata e tecnicamente possibile, alla rimozione o alla deindicizzazione del contenuto

La compilazione del modulo “Racconta la tua storia” comporta il trattamento delle seguenti categorie di dati:

• Nickname (facoltativo), scelto dall’utente o assegnato dal sistema;
• Dichiarazione di aver compiuto 18 anni (obbligatoria);
• Testo libero della testimonianza, che, per sua natura, può contenere informazioni relative a esperienze di salute sessuale e riproduttiva (dati relativi alla salute, vita sessuale, ecc.);
• Video eventualmente caricato dall’utente (durata massima 60 secondi), che può rappresentare l’immagine e la voce dell’utente, nonché ambienti, oggetti o terze persone eventualmente visibili o udibili nel filmato;
• dati tecnici collegati alla trasmissione del modulo (data e ora di invio, indirizzo IP, identificativi di sessione), utilizzati per finalità di sicurezza, moderazione e tracciabilità tecnica.

Tali dati possono rientrare nelle categorie particolari in quanto contengono riferimenti espliciti alla salute e alla vita sessuale.

I dati conferiti tramite il modulo “Racconta la tua storia” vengono trattati per le seguenti finalità:

• raccolta, valutazione e moderazione delle testimonianze inviate dagli utenti;
• eventuale pubblicazione, in forma testuale e/o video, delle testimonianze selezionate sul Sito HPVerso e/o su altri canali collegati al progetto, con finalità editoriali, divulgative e di sensibilizzazione;
• gestione dei rapporti con l’utente in relazione all’eventuale utilizzo della testimonianza (richiesta di chiarimenti, comunicazione di avvenuta o mancata pubblicazione, eventuali aggiornamenti);
• tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria in caso di contestazioni o contenziosi relativi ai contenuti inviati.

Per garantire la massima chiarezza e libertà nella decisione dell’utente, il Titolare prevede la raccolta di due consensi distinti, entrambi richiesti prima dell’invio del modulo:

• Consenso al trattamento dei dati relativi alla salute o comunque appartenenti a categorie particolari contenuti nella testimonianza (testo e/o video), necessario per consentire al Titolare di ricevere, archiviare e valutare la storia inviata;
• Consenso alla pubblicazione e all’uso editoriale della testimonianza sul Sito e sui canali collegati al progetto HPVerso (siti web, materiale informativo, campagne di sensibilizzazione), eventualmente anche in forma adattata o parzialmente modificata (sempre nel rispetto del senso originario).

I due consensi sono separati e non preselezionati:

• l’utente può decidere di inviare la propria storia consentendo esclusivamente al trattamento interno (punto 1) e non alla pubblicazione (punto 2);
• in tale caso, la testimonianza potrà essere letta e valutata internamente ma non verrà pubblicata né diffusa esternamente.

La revoca del consenso alla pubblicazione non pregiudica la liceità dell’uso già avvenuto fino al momento della revoca, ma determinerà la cessazione di ulteriori diffusioni, nei limiti tecnici e organizzativi ragionevolmente attuabili dal Titolare.

Prima del caricamento del video, l’utente viene informato che:

• il video, in caso di pubblicazione, potrà essere visibile pubblicamente;
• è opportuno evitare di riprendere documenti, referti medici, schermi, fotografie o altri elementi che contengano dati personali non necessari;
• è fortemente sconsigliato riprendere soggetti terzi (in particolare minori) o rivelare dati identificativi di altre persone (nome e cognome, luoghi di lavoro, recapiti, ecc.);
• l’utente potrà richiedere in qualsiasi momento la rimozione del proprio video pubblicato, scrivendo ai recapiti indicati al paragrafo 11; il Titolare si impegna a processare la richiesta in tempi ragionevoli, fermo restando che potrebbero permanere copie di backup o versioni già diffuse e non più sotto il controllo diretto del Titolare.

Il modulo “Racconta la tua storia” è rivolto a un pubblico adulto:

• prima dell’invio l’utente deve dichiarare, tramite una casella obbligatoria, di aver compiuto 18 anni;
• tale controllo rappresenta una misura di base a livello di interfaccia, ma non costituisce una procedura di verifica forte dell’età.

Qualora il Titolare venisse a conoscenza del fatto che una testimonianza (testo o video) è stata inviata da un soggetto di età inferiore a 18 anni, la storia verrà cancellata o deindicizzata nel più breve tempo possibile, fatti salvi gli eventuali obblighi di conservazione per finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria.

I dati raccolti tramite il modulo saranno conservati come segue:

• i contenuti non pubblicati (testi e video) saranno conservati per un periodo massimo di 30 giorni dalla data di invio, trascorso il quale verranno cancellati o resi anonimi;
• le testimonianze pubblicate sul Sito o su altri canali del progetto saranno conservate per la durata del progetto HPVerso e, in ogni caso, non oltre 36 mesi dalla data della prima pubblicazione; trascorso tale termine, se il progetto è ancora attivo, la testimonianza potrà restare pubblicata solo se resa anonima in modo irreversibile (eliminando il nickname e ogni riferimento che possa ricondurre all’autore), altrimenti verrà cancellata;
• eventuali dati tecnici e di log connessi alla gestione delle testimonianze saranno conservati per non più di 13 mesi, salvo esigenze di tutela legale.

L’accesso ai contenuti non ancora pubblicati è limitato al personale e ai collaboratori autorizzati, espressamente incaricati della valutazione e moderazione

Nell’ambito delle finalità descritte nella presente informativa, i dati personali potranno essere comunicati a:

• personale del Titolare espressamente autorizzato e istruito (ad esempio personale tecnico e della comunicazione), nell’ambito delle rispettive mansioni;
• per la moderazione dei contenuti della Community e delle testimonianze inviate tramite il modulo “Racconta la tua storia”: personale del Titolare appositamente incaricato e, ove applicabile, fornitori esterni designati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• Cloudfactory S.r.l., con sede legale in Viale di Trastevere 114, 00153 Roma, P.IVA e C.F. 14857541008, che cura lo sviluppo, la gestione tecnica, la manutenzione e l’assistenza del Sito e delle funzionalità collegate, designata Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Lussemburgo. Cloudfactory S.r.l. se ne avvale, previa autorizzazione del Titolare, in qualità di sub-responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28, par. 4, GDPR. Fornisce i servizi di hosting e infrastruttura del Sito e il servizio di intelligenza artificiale Amazon Bedrock utilizzato dall’assistente virtuale “Neil”. Cloudfactory S.r.l. ha imposto ad Amazon Web Services EMEA SARL, mediante accordo scritto, obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelli che la vincolano nei confronti del Titolare;
• Autorità pubbliche e soggetti istituzionali, quando ciò sia richiesto da obblighi di legge o da ordini provenienti da Autorità legittimate.

I dati sono trattati su infrastrutture situate nell’Unione Europea, comprese quelle utilizzate per il funzionamento dell’assistente virtuale “Neil”. Allo stato non sono previsti trasferimenti di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Qualora in futuro si rendessero necessari:

• i trasferimenti saranno effettuati solo in presenza di adeguate garanzie di legge (ad esempio decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard);
• la presente informativa sarà aggiornata di conseguenza, fornendo tutte le informazioni necessarie all’utente.

Fermo quanto indicato nelle sezioni specifiche:

• i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti;
• trascorso tale periodo, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile;
• eventuali periodi più lunghi di conservazione potranno essere previsti solo in presenza di obblighi di legge (ad esempio, per finalità di accertamento o difesa in giudizio).

Il Titolare si impegna a verificare periodicamente la stretta pertinenza e non eccedenza dei dati rispetto alle finalità del trattamento, procedendo alla cancellazione o anonimizzazione nei casi in cui essi non siano più necessari.

Il Sito affronta tematiche di salute sessuale e riproduttiva ed è progettato principalmente per un pubblico adulto. In particolare:

• il modulo “Racconta la tua storia” presuppone il compimento dei 18 anni;
• le funzionalità della Community e del chatbot “Neil” non sono, in linea generale, destinate a un pubblico di minori.

Qualora il Titolare venga a conoscenza del fatto che un contenuto o una registrazione provengono da un minore di età per il quale non sia stato acquisito il necessario consenso del titolare della responsabilità genitoriale, adotterà misure ragionevoli per cancellare tali informazioni nel più breve tempo possibile, salvo obblighi di conservazione per legge.

In qualità di interessato, l’utente può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti in relazione ai propri dati personali:

• Diritto di accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e ricevere tali dati in forma intellegibile, insieme alle informazioni pertinenti;
• Diritto di rettifica: ottenere la correzione o l’aggiornamento dei dati inesatti o incompleti;
• Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”): ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi previsti dalla normativa;
• Diritto di limitazione del trattamento: ottenere la limitazione dell’uso dei dati, ad esempio in attesa di verifica in merito alla loro esattezza o alla legittimità del trattamento;
• Diritto di opposizione: opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati svolto per legittimo interesse del Titolare, motivando la richiesta con la propria situazione particolare;
• Diritto alla portabilità dei dati: ricevere i dati personali forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché trasmetterli a un altro titolare, ove applicabile.

L’utente ha inoltre il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per i trattamenti basati su tale fondamento; la revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti o per ottenere qualsiasi chiarimento in merito al trattamento dei dati personali, l’interessato può inviare una richiesta ai seguenti recapiti:

• Email: privacy@lolipharma.it
• PEC: lolipharma@pec.it

Il Titolare si impegna a dare riscontro alle richieste dell’interessato senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro il termine previsto dalla normativa applicabile.

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa in materia di protezione dei dati, conserva il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente, e in particolare al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), fatti salvi in ogni caso eventuali altri rimedi amministrativi o giurisdizionali

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche e aggiornamenti, ad esempio in caso di:

• evoluzione delle funzionalità del Sito (attivazione o modifica di Community, chatbot, moduli di contatto);
• introduzione di nuovi fornitori o tecnologie (es. servizi di intelligenza artificiale, strumenti di analisi statistica);
• cambiamenti nel quadro normativo applicabile.

Le versioni aggiornate saranno pubblicate sul Sito e rese immediatamente accessibili agli utenti. La data dell’ultimo aggiornamento è riportata di seguito.

Ultimo aggiornamento: 07/10/2026